Quand peut-on postuler ?

Il est de tradition de postuler au programme d’échange après avoir terminé et réussi sa cinquième année d’humanité, et après l’obtention du bulletin de fin d’année. Toutefois, cette période coïncidant avec les vacances, nous préconisons de légèrement anticiper ces démarches par rapport au timing officiel. Notre Club préfère que les étapes 1 à 3 soient effectuées avant la période des examens de fin de cinquième. Par contre l’inscription définitive ne pourra être finalisée que dans le timing défini par le District Rotary. Ne perdez pas de vue que chaque Club Rotary participant au programme ne dispose que d’un nombre limité de lace, généralement trois, et que les demandes peuvent être nombreuses. Privilégiez donc avril plutôt que juillet pour commencer vos démarches.

Comment postuler ?

Voici les 7 étapes qu’il vous faudra franchir pour avoir la chance de devenir un des 200 étudiants belges qui participent chaque année au programme d’échange du Rotary.

Etape 1

Même si vous avez déjà parcouru attentivement les pages jeunesse de notre site et que certaines informations peuvent donc s’avérer redondantes, nous vous demandons tout de même de lire attentivement l’intégralité des documents suivants :

Document 1 : Présentation du RYEP – 28 pages
Document 2 : Guide du RYEP – 27 pages
Document 3 : Mode demploi du jeune qui part – 20 pages
Document 4 : Guide des familles d’accueil – 16 pages

Etape 2

Si après avoir lu ces documents vous et votre famille êtes toujours intéressés pour participer au programme d’échange du Rotary, vous pouvez alors remplir notre formulaire online (ou  .doc).

Etape 3

Une fois le formulaire complété, envoyé au Club et traité par le responsable jeunesse du Club (YEO), un rendez-vous sera programmé par celui-ci pour une rencontre physique à votre domicile. Le YEO vous expliquera la philosophie d’un échange avec le Rotary International et répondra aux éventuelles questions demeurées sans réponse.

Lors de cette visite, d’importants documents vous seront demandés afin d’activer l’inscription, de faciliter la construction du dossier et de ne pas perdre trop de temps. Il vous sera demandé de remettre au YEO du Club 7 documents (voir ci-dessous) que vous aurez préalablement téléchargés, remplis et signés à l’encre bleue exclusivement. En cas d’acceptation de votre candidature, ces documents seront intégrés au dossier online par le YEO du Club. Ils seront par contre détruits en cas de rejet de la candidature. Le respect de cette procédure témoignera également de votre volonté de participer à ce programme et vous fera prendre conscience pleinement du sérieux de ce programme.

Liste des 7 documents à télécharger, à imprimer en couleur, à remplir et à signer à l’encre bleue pour le jour de la visite :
Document 1 : Initial Application Form 1 version pdfouversion word
Document 2 : Initial Application Form part 2
Document 3 : Regles du programme d’échange
Document 4 : Déclaration de conformité de la famille
Document 5 : RGPD de la famille d’accueil 
Document 6 : Accord pour visite étudiant
Document 7 : Attestation Anglais pour les étudiants qui désirent aller aux USA

Même si vous avez franchi ces 3 premières étapes sans grandes difficultés, cela ne signifie pas pour autant que vous êtes d’office inscrit dans le programme. Comme chaque Club dispose d’un nombre de places limitées (de une à trois places par Club), il est possible que votre dossier soit transféré au sein d’un autre Club namurois ou qu’il ne soit pas retenu. Un seul mot d’ordre : suivre les consigne très scrupuleusement et tout devrait très bien se passer.

Etape 4

Avant de rejeter d’éventuelles candidatures, ce qui est rare mais qui arrive tout de même, des interviews seront programmées par le Rotary Club et par la Zone 8 du Rotary à laquelle nous appartenons. Ce n’est qu’au terme de ces interviews où vous serez interviewé par d’autres YEO que le nôtre que vous saurez si votre candidature a été acceptée ou rejetée. Une nouvelle fois, si vous êtes motivés et rigoureux dans la complétude de votre dossier et dans le suivi des étapes, tout devrait très bien se passer. 

Etape 5

L’épreuve des interviews passée et réussie, vous recevrez alors les code et mot de passe qui vous permettront de remplir votre dossier définitif sur le site du District Rotary 2160, District qui vous accompagnera désormais tout au long du processus d’inscription et de votre année d’échange. A cette étape, vous devrez penser à programmer rapidement une visite auprès des services suivants :

Etape 6

Une dernière série d’interviews sera programmée en janvier par le district pour s’assurer que vous n’avez pas changé d’avis et que vous êtes toujours motivé. Ne prenez pas cette étape à la légère car même si c’est très rare, votre candidature pourrait toujours être refusée si vous ne satisfassiez pas aux attentes.

Etape 7

L’ultime interview passée, s’en suivront enfin différentes séances d’information et de formation avant le départ prévu vers le 15 août (pour la toute grande majorité des jeunes). Ces formations sont obligatoires. Si vous n’êtes pas en mesure d’y assister, votre dossier sera écarté. Ce seront donc des dates à noter à l’encre rouge dans votre agenda.

Si ce programme d’échange est le plus populaire et le plus réputé, c’est aussi pour le sérieux des démarches que nous venons de vous décrire. Partir ou laisser son enfant partir un an à l’étranger ne s’improvise pas. Considérez ces formalités non pas comme des formalités ennuyeuses mais comme des étapes indispensables à la réussite de ce qui sera la plus belle année de votre vie ou de celle de votre enfant.